Cùng UPLIFT khám phá 04 mô hình quản lý mua hàng chiến lược (Kraljic, SCOR, TCO, Porter) giúp tối ưu chi phí, quản trị rủi ro, và trở thành chuyên gia quản trị mua hàng và quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả.
1. Tại sao cần đến các mô hình quản lý mua hàng?
Trong môi trường kinh doanh phức tạp, việc ra quyết định dựa trên cảm tính là vô cùng rủi ro. Các mô hình quản lý mua hàng chính là công cụ giúp bạn:
- Hệ thống hóa tư duy: Phân loại vấn đề một cách logic.
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Thay thế phỏng đoán bằng phân tích khoa học.
- Xây dựng chiến lược rõ ràng: Biết chính xác cần làm gì với từng nhóm hàng, từng nhà cung cấp.
- Tạo ra lợi thế cạnh tranh: Tối ưu chi phí, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo nguồn cung bền vững.
2. 04 mô hình trọng yếu trong quản lý mua hàng chiến lược
2.1. Ma Trận Kraljic – Vũ khí phân loại & xây dựng chiến lược mua hàng
Ma trận Kraljic giúp bạn phân loại tất cả các sản phẩm/dịch vụ cần mua vào dựa trên Mức độ rủi ro nguồn cung và Tác động đến lợi nhuận.
Ma trận gồm bốn nhóm hàng hóa:
- Chiến lược (Strategic items): Tầm quan trọng cao, rủi ro cung cấp cao, cần xây dựng quan hệ lâu dài)
- Đòn bẩy (Everage items): Giá trị cao, rủi ro thấp, có thể đàm phán giá tốt)
- Nút cổ chai (Bottleneck items): Giá trị thấp, rủi ro cao, cần đảm bảo nguồn cung ổn định)
- Không quan trọng (Non-critical items): Giá trị thấp, rủi ro thấp, quy trình mua đơn giản).
Qua đó, doanh nghiệp xây dựng chiến lược mua hàng tối ưu, giảm rủi ro và tối ưu hóa chi phí.
Ví dụ mua hàng cho một công ty may mặc xuất khẩu, phân loại danh mục mua hàng xây dựng kế hoạch hành động chi tiết.
- Hàng Chiến lược (Strategic): Một loại da cao cấp nhập khẩu độc quyền. Chiến lược: Xây dựng quan hệ đối tác dài hạn với nhà cung cấp, ký hợp đồng bao tiêu, cùng nhau dự báo nhu cầu và quản lý tồn kho.
- Hàng Đòn bẩy (Leverage): Vải cotton, chỉ may. Chiến lược: Tổ chức đấu thầu định kỳ, đàm phán giá quyết liệt dựa trên số lượng lớn để có giá tốt nhất.
- Hàng Nút cổ chai (Bottleneck): Một loại nút áo có thiết kế đặc biệt mà chỉ một xưởng nhỏ có thể sản xuất. Chiến lược: Đảm bảo nguồn cung bằng cách đặt hàng trước, giữ một lượng tồn kho an toàn, tìm kiếm hoặc phát triển thêm nhà cung cấp thứ hai.
- Hàng không quan trọng (Non-critical): Giấy in, kim bấm…Chiến lược: sử dụng các nền tảng mua sắm trực tuyến để đặt hàng nhanh gọn, giảm thiểu thời gian quản lý.
2.2. Mô Hình SCOR - "Tấm bản đồ" chuẩn hóa toàn bộ chuỗi cung ứng
SCOR (Supply Chain Operations Reference) là mô hình tham chiếu được phát triển nhằm giúp doanh nghiệp phân tích, đánh giá và cải tiến hiệu quả hoạt động của chuỗi cung ứng.
SCOR chia chuỗi cung ứng thành 5 quy trình chính:
- Plan (Hoạch định)
- Source (Nguồn cung)
- Make (Sản xuất)
- Deliver (Phân phối)
- Return (Trả hàng).
Mỗi quy trình lại được đánh giá dựa trên các chỉ số hiệu suất chuẩn hóa như độ tin cậy, khả năng đáp ứng, chi phí, tính linh hoạt và hiệu quả quản lý tài sản. Qua đó, doanh nghiệp có thể xác định các điểm yếu, cơ hội cải tiến, chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng.
Ví dụ cải thiện tốc độ giao hàng cho công ty thương mại điện tử qua áp dụng SCOR để "soi" vào từng khâu:
- Source: Thời gian nhà cung cấp giao hàng về kho có bị chậm không?
- Make (trong trường hợp này là Fulfillment): Thời gian lấy hàng, đóng gói, và chuẩn bị đơn hàng trong kho mất bao lâu?
- Deliver: Thời gian đơn vị vận chuyển giao hàng?
Kiến thức về SCOR giúp công ty cái nhìn toàn cảnh và biết cách sử dụng các chỉ số (KPIs) để tìm ra và giải quyết các "nút thắt cổ chai" trong chuỗi cung ứng.
2.3. Phân tích tổng chi phí sở hữu (TCO)
TCO (Total Cost of Ownership) là phương pháp tính toán tất cả chi phí liên quan đến một món hàng.
Ngoài giá mua ban đầu, TCO còn bao gồm các chi phí khác như chi phí vận chuyển, chi phí lắp đặt, bảo trì, sửa chữa, đào tạo, chi phí vận hành, năng lượng, chi phí ngừng hoạt động, thậm chí cả chi phí thanh lý hoặc xử lý khi hết thời hạn sử dụng.
Việc sử dụng TCO giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định mua hàng và đầu tư chính xác hơn, tránh tình trạng chỉ chú trọng vào giá thành ban đầu mà bỏ qua các chi phí phát sinh lâu dài.
Ví dụ Lựa chọn giữa hai nhà cung cấp xe tải của một công ty logistics cần mua một lô xe tải để mở rộng kinh doanh. Ngoài báo giá xe còn phải quan tâm đến, phương thức thời gian thanh toán, chi phí nhiên liệu, bảo trì, sửa chữa, giá trị bán lại sau 5 năm sử dụng…
2.4. Mô hình Porter's Five Forces - "Đọc vị" thị trường nhà cung cấp
Mô hình 05 Áp lực cạnh tranh (Porter's Five Forces) của Michael Porter giúp bạn phân tích "quyền lực" trên thị trường, đặc biệt là Quyền lực đàm phán của nhà cung cấp, thông qua đánh giá mức độ cạnh tranh và tính hấp dẫn của một ngành kinh doanh.
Mô hình này gồm năm yếu tố:
- Cạnh tranh giữa các đối thủ hiện tại
- Nguy cơ gia nhập mới
- Nguy cơ từ sản phẩm thay thế
- Quyền thương lượng của người mua
- Quyền thương lượng của nhà cung cấp
Việc phân tích các yếu tố này giúp doanh nghiệp nhận diện cơ hội, rủi ro và xây dựng chiến lược cạnh tranh hiệu quả.
Ví dụ thực tế: Phân tích thị trường hạt cà phê cho chuỗi F&B - Phân tích Quyền lực nhà cung cấp:
- Số lượng nhà cung cấp: Số lượng nông trại/xưởng rang xay đạt chuẩn chất lượng cao là có hạn. -> Quyền lực nhà cung cấp cao.
- Mức độ khác biệt của sản phẩm: Hạt cà phê từ mỗi vùng, mỗi xưởng có hương vị đặc trưng riêng. -> Quyền lực nhà cung cấp cao.
- Khả năng thay thế: Khó có thể thay thế hạt Arabica bằng Robusta mà vẫn giữ được định vị sản phẩm. -> Quyền lực nhà cung cấp cao.
- Chiến lược mua hàng: Nhận thấy quyền lực của nhà cung cấp đang ở mức cao, chiến lược "ép giá" sẽ không hiệu quả. Thay vào đó, công ty phải chuyển sang chiến lược xây dựng quan hệ đối tác, ký hợp đồng dài hạn, hỗ trợ kỹ thuật cho nông dân để đảm bảo chất lượng và sự ổn định của nguồn cung.
Ngoài ra kỹ năng đàm phán là một phần quan trọng trong quản trị mua hàng cần phải quan tâm để đảm bảo thành công.
Khám phá thêm các chương trình đào tạo Nâng tầm quản trị bán hàng - mua hàng từ UPLIFT: Quản trị mua hàng cơ bản; Quản trị mua hàng nâng cao; Quản trị chuỗi cung ứng; Kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp, Giao tiếp hiệu quả trong bán hàng, Đàm phán, thương lượng trong bán hàng…
Liên hệ ngay hotline 0902 639 685 hoặc email training-consulting@uplift.vn để nhận tư vấn miễn phí
