Thay đổi chính là bài kiểm tra toàn diện nhất về khả năng lãnh đạo, bởi khí chất thực sự của một nhà lãnh đạo sẽ xuất hiện vào những thời điểm xảy ra biến động. Những nhà quản lý, lãnh đạo thực thi sự thay đổi và biết cách làm chủ được nó, đặc biệt, quản lý được cảm xúc và tinh thần của cả đội ngũ trong quãng thời gian khó khăn đó, chính là những người có giá trị nhất đối với doanh nghiệp.
UPLIFT giới thiệu đến độc giả mô hình thay đổi từ Tổ chức phát triển lãnh đạo uy tín bậc nhất thế giới - FranklinCovey, giúp các nhà lãnh đạo xây dựng kỹ năng lãnh đạo nhóm hiệu quả để áp dụng vào quy trình quản lý của mình.
MÔ HÌNH THAY ĐỔI CỦA FRANKLINCOVEY
Tư duy tiếp cận sự thay đổi của nhà quản lý, lãnh đạo trước những biến động sẽ ảnh hưởng đến hướng suy nghĩ của cả đội ngũ. Nếu nhà quản lý chống lại sự thay đổi, bối rối và hoài nghi với nó thì nhóm đó sẽ có cùng cảm xúc như vậy. Vì vậy, trong quá trình thay đổi, nhà quản lý không chỉ tập trung vào cơ chế thay đổi, quy trình, trách nhiệm mà cần phải nhận ra và giải quyết khía cạnh cảm xúc của bản thân và của cả đội ngũ. Mô hình thay đổi của FranklinCovey tập trung quản lý cảm xúc, là công cụ giúp vượt qua bốn vùng phổ biến của quá trình tiếp nhận thay đổi.
Mô hình chia quá trình thay đổi phức tạp thành bốn vùng:
Vùng 1 - Nguyên trạng. Tại thời điểm này, đội ngũ vẫn hoạt động như bình thường trước khi thay đổi xảy ra và mọi người tương đối thoải mái.
Vùng 2 - Rối loạn. Khi thay đổi xuất hiện, cảm xúc tăng cao, kết quả chung của toàn đội ngũ lại có xu hướng đi xuống. Bởi vì, đây là quãng thời gian của sự căng thẳng và bất an, các thành viên vẫn chưa kịp thích nghi với sự thay đổi và những tác động của nó.
Vùng 3 - Thích ứng. Lúc này, tình trạng căng thẳng và phản kháng bắt đầu chuyển sang sự chấp nhận. Nếu nỗ lực vượt qua đến cuối vùng này thì kết quả sẽ được cải thiện.
Vùng 4 - Kết quả tốt hơn. Tiến trình thay đổi phần lớn đã được hoàn thiện tại vùng này. Trong trạng thái lý tưởng nhất, kết quả cuối cùng sẽ tốt hơn ban đầu. Nhưng ngay cả khi tiến trình thay đổi không thành công, sự kiên cường của đội ngũ sẽ được cải thiện, để rút ra bài học kinh nghiệm cho lần thay đổi tiếp theo.
KỸ NĂNG DẪN DẮT ĐỘI NGŨ QUA TỪNG VÙNG THAY ĐỔI
Trong thời gian diễn ra sự thay đổi, trọng trách của nhà quản lý, lãnh đạo chủ yếu là dẫn dắt nhóm tiếp cận Vùng 4 nhanh chóng để toàn thể đội ngũ có thể sớm thích nghi và đạt được kết quả tốt hơn. Bằng cách chứng minh sự kiên cường và vững mạnh trong thời điểm bất ổn, uy tín lãnh đạo của nhà quản lý, lãnh đạo sẽ theo đó mà tăng lên. Do đó, rèn luyện từng kỹ năng ứng với từng vùng thay đổi sẽ giúp nhà quản lý, lãnh đạo dẫn dắt đội ngũ vượt qua thay đổi tốt hơn.
Kỹ năng 1: Thông báo với đội ngũ về sự thay đổi khi đang ở cuối Vùng 1
Khi sự thay đổi xuất hiện, nhà quản lý cần thông báo cho đội ngũ một cách đơn giản, rõ ràng, nhằm hạn chế sự hoài nghi và lo lắng của các cá nhân, giúp quá trình thay đổi diễn ra tích cực hơn. Do đó, nhà quản lý, lãnh đạo cần:
- Tìm hiểu trước các thông điệp từ sếp và/ hoặc các bên liên quan: lý do dẫn đến sự thay đổi, dự kiến thời gian tiến hành.
- Làm rõ thay đổi sẽ ảnh hưởng như thế nào đến đội ngũ.
- Giải thích tại sao sự thay đổi đang diễn ra.
- Ghi nhận cảm xúc của mọi người.
Kỹ năng 2: Quản lý sự rối loạn ở Vùng 2
Trách nhiệm của nhà quản lý ở vị trí này là giảm thiểu sự rối loạn và giúp mọi người tìm đường đến Điểm Quyết Định, nơi mà phần lớn các thành viên trong nhóm đã đồng ý với sự thay đổi và sẵn sàng chuyển sang Vùng 3:
- Giúp đội ngũ nhìn thấy chính họ đang tham gia vào sự thay đổi, cho họ biết họ có thể cộng tác với nhau như thế nào để tác động đến sự thay đổi.
- Thường xuyên tương tác với từng thành viên trong nhóm, hiểu rõ hơn về trạng thái tinh thần của họ, đề xuất hướng giúp đỡ nếu thích hợp.
- Nói đi đôi với làm: Nhà quản lý càng bình tĩnh và tự tin, cấp dưới sẽ càng tập trung vào cách họ có thể thích ứng với thay đổi.
Kỹ năng 3: Thích nghi nhanh chóng với sự thay đổi ở Vùng 3
Khi bước vào vùng này, các thành viên của đội ngũ đã bắt đầu thích nghi với các quy tắc, công nghệ, quy trình, văn hóa mới.... Và công việc của nhà quản lý bây giờ là giúp họ chuyển từ trạng thái “lĩnh hội” sang “quen thuộc” với kiểu vận hành mới này:
- Thiết lập, sắp xếp lại các kỳ vọng cho cả nhóm và cho từng cá nhân.
- Tập trung vào những điều quan trọng.
- Các thành viên trong nhóm cần nhìn thấy được dấu hiệu là mình đang tiến bộ thường xuyên. Do đó, cần hướng nhóm tới những thành quả ngắn hạn để giúp họ cảm nhận được sự tiến bộ và tiếp thêm động lực.
- Khích lệ và giữ cho tinh thần lạc quan để duy trì được hiệu suất làm việc cao.
- Thường xuyên trò chuyện cởi mở với cả nhóm hoặc với từng cá nhân về sự thay đổi và tác động của nó.
- Tôn trọng đội ngũ bằng thái độ trung thực và đối diện thực tế với đúng những gì mà cả nhóm đang trải qua.
Kỹ năng 4: Tìm kiếm phản hồi và ăn mừng thành công ở Vùng 4
Ở Vùng Kết quả tốt hơn, kết quả cả đội ngũ nhận được bắt đầu trông tốt hơn so với khi mới bắt đầu. Nhà quản lý cần ghi nhận các bài học quan trọng về những gì đã làm tốt và những gì chưa làm tốt khi nhìn lại quá trình quản lý sự thay đổi:
- Tìm kiếm phản hồi để có thể dẫn dắt sự thay đổi tốt hơn nữa.
- Lập mục tiêu mới nếu cần.
- Xây dựng năng lực của nhóm cho các thay đổi trong tương lai.
Nếu đội ngũ nhận thức được bốn vùng thay đổi này thì quá trình tiếp nhận và thực thi sự thay đổi dù có rối ren thì vẫn có thể được kiểm soát tốt hơn. Ứng dụng mô hình này trong việc chẩn đoán vị trí của từng thành viên trên đường cong cảm xúc sẽ giúp cho nhà quản lý lãnh đạo nhóm hiệu quả bằng cách giải quyết vấn đề linh hoạt cho từng cá nhân trong nhóm và cả bản thân họ, đưa đội ngũ vượt qua sự thay đổi từ đơn giản cho đến phức tạp.
>> Xem thêm: Lãnh đạo hiệu quả bằng mô hình See - Do -Get
UPLIFT - Training & Consulting là công ty chuyên đào tạo và tư vấn Doanh nghiệp, giúp cấp quản lý nâng cao kỹ năng lãnh đạo để dẫn dắt đội ngũ, vượt qua mọi thay đổi, khó khăn trong chặng đường phát triển!
(Nguồn: Uplift tổng hợp từ sách 6 Thực hành thiết yếu để quản trị đội ngũ - Scott Jeffrey Miller)
