[PHẦN 2] KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ: QUY TRÌNH 05 BƯỚC THỰC THI VÀ MÔ HÌNH ỨNG DỤNG HIỆU QUẢ

Ở Phần 1, công ty đào tạo UPLIFT đã chia sẻ về Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem Solving), các kiểu tư duy phổ biến và các sai lầm cần tránh khi đối mặt với khó khăn trong công việc. Tuy nhiên, sở hữu tư duy đúng mới chỉ là bước khởi đầu của quá trình giải quyết vấn đề hiệu quả.

Để giải quyết vấn đề hiệu quả và chuyên nghiệp trong môi trường doanh nghiệp, cần áp dụng bộ kỹ năng giải quyết vấn đề và quy trình rõ ràng với các công cụ phù hợp.

1. Những kỹ năng quan trọng giúp giải quyết vấn đề hiệu quả 

Nghiên cứu cho thấy IQ cao không hoàn toàn đồng nghĩa với việc giải quyết vấn đề tốt. Thay vào đó, bạn cần rèn luyện các kỹ năng giúp nâng cao năng lực giải quyết vấn đề bao gồm:

1.1. Sự sáng tạo (Creativity): Khả năng hình thành các ý tưởng độc đáo, dám “thách thức đám đông” và chấp nhận rủi ro để đưa ra các ý tưởng giải quyết vấn đề sáng tạo. 

1.2. Trí nhớ làm việc (Working Memory): Khả năng ghi nhớ, sử dụng thông tin cần thiết trong lúc suy nghĩ giải quyết vấn đề. 

1.3. Thấu hiểu văn bản (Text Comprehension): Khả năng đọc, hiểu và tổng hợp thông tin liên quan đến vấn đề để nắm rõ ý chính và bối cảnh cần giải quyết.

1.4. Sự thấu thị (Insight): Khả năng nhận ra lời giải khi các thông tin và dữ kiện được kết nối lại với nhau sau quá trình suy nghĩ và phân tích vấn đề đủ lâu.

1.5. Trí tuệ linh hoạt (Fluid Intelligence): Khả năng suy nghĩ linh hoạt và tìm ra giải pháp khi đối mặt với những tình huống hoặc vấn đề mới.

ĐỌC THÊM: TOP 10 KỸ NĂNG QUAN TRỌNG GIÚP NGƯỜI ĐI LÀM BỨT PHÁ TRONG SỰ NGHIỆP

2. Quy trình 05 bước giải quyết vấn đề thực tiễn - chuyên nghiệp - hiệu quả  

2.1. Bước 1: Xác định vấn đề (Define the Problem) 

Phát biểu vấn đề một cách rõ ràng, đơn giản và đánh giá sự khác biệt giữa trạng thái hiện tại với mục tiêu, kỳ vọng chưa đạt được.

Gợi ý cách viết một câu mô tả vấn đề rõ ràng:

Chúng ta đang gặp tình trạng [biểu hiện vấn đề] tại [bộ phận/quy trình/phạm vi], có thể do [nguyên nhân ban đầu], dẫn đến [tác động có thể đo lường].

Mục tiêu là cải thiện [KPI/chỉ số] từ [mức hiện tại] lên [mức mong muốn] trước [thời điểm cụ thể].)

2.2. Bước 2: Phân tích vấn đề & Tìm nguyên nhân gốc rễ (Analyze the Root Cause)

Ứng dụng Phương pháp 5 Whys và Biểu đồ Fishbone để phân tích nguyên nguyên gốc rễ của vấn đề.

- Phương pháp "5 Tại sao" (The 5 Whys Technique): Đặt câu hỏi “Tại sao” liên tiếp để chạm tới nguyên nhân cốt lõi của vấn đề.

Ví dụ vấn đề: Công việc bị quá tải.

W1: Tại sao công việc bị quá tải?
→ Vì một số nhân viên phải xử lý quá nhiều đầu việc cùng lúc.

W2: Tại sao một số nhân viên phải xử lý quá nhiều đầu việc?
→ Vì nhiều nhiệm vụ được giao dồn cho cùng một người.

W3: Tại sao công việc lại được giao dồn cho cùng một người?
→ Vì người đó được cho là có kinh nghiệm và làm việc nhanh hơn các thành viên khác.

W4: Tại sao việc phân công công việc lại dựa chủ yếu vào một vài cá nhân?
→ Vì chưa có sự phân chia công việc rõ ràng dựa trên năng lực và chuyên môn của từng thành viên.

W5: Tại sao chưa có sự phân chia công việc theo năng lực?
→ Vì đội nhóm chưa có hệ thống đánh giá năng lực và quy trình phân bổ công việc phù hợp.

Qua chuỗi câu hỏi này có thể thấy nguyên nhân gốc rễ của tình trạng quá tải không nằm ở khối lượng công việc, mà nằm ở cách phân bổ công việc chưa phù hợp với năng lực của từng thành viên.

- Biểu đồ Xương cá (Fishbone Diagram): Phân loại các nhóm nguyên nhân để có cái nhìn toàn cảnh về các yếu tố dẫn đến vấn đề.

Biểu đồ thường gồm 03 thành phần chính:

• Trục chính (xương sống): đường thẳng nằm ngang thể hiện vấn đề cần phân tích.
• Nguyên nhân chính: các nhánh lớn nối với trục chính, đại diện cho nhóm yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề như Con người (Man), Quy trình (Procedures), Công nghệ (Technology), Chính sách (Policies)
• Nguyên nhân chi tiết: các nhánh nhỏ phát triển từ nhánh lớn, mô tả các yếu tố cụ thể gây ra vấn đề.

Trong thực tế, Biểu đồ Fishbone thường được kết hợp với Phương pháp 5 Whys. Sau khi xác định các nhóm nguyên nhân bằng biểu đồ, có thể tiếp tục đặt câu hỏi “tại sao” để phân tích vấn đề sâu hơn từng nhánh.

2.3. Bước 3: Đưa ra các giải pháp giải quyết vấn đề (Generate Solutions)

Bắt đầu xây dựng các phương án giải quyết sau khi đã hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Ở bước này nên brainstorm nhiều phương án và không đánh giá quá sớm bất kỳ phương án nào.

2.4. Bước 4: Lựa chọn các giải pháp giải quyết vấn đề (Evaluate Options)

Không phải giải pháp nào cũng phù hợp với thực tế. Do đó cần đánh giá các phương án giải quyết vấn đề dựa trên những tiêu chí như: - Chi phí

- Lợi ích

- Rủi ro

- Độ khả thi

2.5. Bước 5: Triển khai và đánh giá giải pháp giải quyết vấn đề (Implement & Review)

Sau khi lựa chọn được giải pháp phù hợp, bước cuối cùng là triển khai và theo dõi kết quả trong thực tế và sẵn sàng điều chỉnh hoặc thử nghiệm các phương án thay thế. 

Trong công việc, vấn đề luôn xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. Điều quan trọng không phải là tránh hoàn toàn vấn đề, mà là trang bị cách tiếp cận đúng để phân tích và giải quyết chúng một cách hệ thống.

Tại công ty đào tạo UPLIFT, các chương trình đào tạo kỹ năng - nâng cao năng lực giải quyết vấn đề (Problem Solving) đều được thiết kế dựa trên những phương pháp và mô hình thực tiễn, giúp đội ngũ không chỉ hiểu công cụ mà còn biết cách áp dụng vào các tình huống công việc hàng ngày.

Tìm hiểu các khóa đào tạo Phát triển kỹ năng - Thăng tiến sự nghiệp tại: https://uplift.vn/dao-tao

Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem Solving) đang là một trong những năng lực cốt lõi mà nhiều tổ chức đang đầu tư phát triển cho nhân sự của mình. Sắp tới UPLIFT khai giảng khoá học: CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT ĐỂ THĂNG TIẾN SỰ NGHIỆP, tập trung giải quyết các thách thức liên quan đến nhóm kỹ năng: Ra quyết định - Giải quyết vấn đề - Quản lý thời gian -  Hiệu suất công việc. Tìm hiểu và tham gia khoá học tại: https://uplift.vn/khoa-dao-tao-cac-ky-nang-can-thiet-de-thang-tien-su-nghiep  

Liên hệ UPLIFT để tìm hiểu thêm về các chương trình đào tạo kỹ năng phù hợp cho đội ngũ của bạn.