Giữa guồng quay công việc, không ít lần chúng ta tự hỏi:
- Tại sao tôi luôn cảm thấy thiếu thời gian?
- Làm sao để xử lý khi có quá nhiều việc cùng lúc?
- Cách để tập trung làm việc khi bị xao nhãng?
Tại sao có nhiều người làm ít hơn nhưng kết quả lại gấp đôi? Bí mật không nằm ở số giờ làm việc, mà ở nghệ thuật sắp xếp thứ tự ưu tiên.
1. Bận rộn hơn không đồng nghĩa với làm việc hiệu quả hơn
Không khó để bắt gặp một ngày làm việc kín lịch, liên tục xử lý công việc nhưng khi kết thúc lại vẫn còn dang dở những việc quan trọng.
Trong rất nhiều trường hợp, vấn đề không nằm ở việc thiếu thời gian, mà đến từ cách chúng ta sử dụng thời gian và năng lượng chưa hiệu quả:
- Không xác định rõ thứ tự ưu tiên trong công việc
- Phân tán năng lượng vào những việc nhỏ
- Trì hoãn thực hiện các công việc “khó”
- Duy trì trạng thái bận rộn nhưng thiếu tập trung
- Thiếu chiến lược quản lý thời gian hiệu quả
- Bỏ lỡ công việc tạo ra giá trị thực sự
- Làm việc theo cảm tính, dễ bị cuốn theo sự vụ
Khi những thói quen này lặp lại, Anh Chị không chỉ mất kiểm soát thời gian mà còn dần suy giảm hiệu suất làm việc, ảnh hưởng trực tiếp đến quản lý công việc hiệu quả và năng suất cá nhân.
2. Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả hơn với Thuyết “Hũ Dưa Muối” (Pickle Jar Theory)
Quản lý thời gian hiệu quả (effective time management) không phải là cố gắng làm nhiều hơn, mà là biết lựa chọn đúng việc để làm trước. Đây cũng là nền tảng của một cách làm việc hiệu quả trong môi trường hiện đại.
Công ty đào tạo UPLIFT chia sẻ một trong những phương pháp trực quan và dễ áp dụng để quản lý thời gian và tối ưu năng lượng hiệu quả trong công việc và cuộc sống: Thuyết Hũ Dưa Muối (Pickle Jar Theory).
Hãy hình dung quỹ thời gian mỗi ngày như một chiếc hũ. Cách Anh Chị sắp xếp các “thành phần” bên trong sẽ quyết định hiệu quả công việc và khả năng tối ưu thời gian làm việc.
04 thành tố trong hũ - đại diện cho bốn nhóm việc/ nhiệm vụ trong cuộc sống:
- Đá lớn (Rocks): Việc quan trọng, tạo giá trị cao
- Sỏi (Pebbles): Việc cần thiết và duy trì thực hiện
- Cát (Sand): Việc nhỏ, dễ gây xao nhãng
- Nước (Water): Việc giúp tái tạo năng lượng.
Nếu Anh Chị bắt đầu bằng “cát”, Anh Chị sẽ nhanh chóng lấp đầy quỹ thời gian mà không còn chỗ cho những việc quan trọng. Ngược lại, khi ưu tiên “đá lớn” trước, mọi thứ còn lại sẽ được sắp xếp hợp lý hơn. Phân loại và lựa chọn đúng công việc ưu tiên cũng chính là một trong những nội dung cốt lõi của kỹ năng quản lý thời gian (time management skills).
Trong công việc và cuộc sống, Thuyết “Hũ Dưa Muối” (The Pickle Jar Theory) có thể được áp dụng một cách đơn giản và thiết thực:
- Đá lớn (Rocks): Ưu tiên xử lý các công việc quan trọng vào thời điểm bạn có năng lượng và sự tập trung tốt nhất
- Sỏi (Pebbles): Phân bổ hợp lý các công việc duy trì để đảm bảo tiến độ chung
- Cát (Sand): Nhận diện và tiết chế các yếu tố gây xao nhãng để tránh phân tán sự tập trung
- Nước (Water): Chủ động tạo những khoảng nghỉ và không gian linh hoạt để tái tạo năng lượng hoặc xử lý phát sinh
Dù đơn giản, Thuyết “Hũ Dưa Muối” (Pickle Jar Theory) cho thấy một nguyên lý rất thực tế: Cách sắp xếp thứ tự ưu tiên sẽ quyết định hiệu quả quản lý thời gian và năng lượng làm việc mỗi ngày.
Khi Anh/Chị biết cách ưu tiên “đá lớn” (việc quan trọng), duy trì “sỏi” (việc cần thiết), kiểm soát “cát” (việc gây xao nhãng) và dành chỗ cho “nước” (thời gian nghỉ & tái tạo năng lượng), quỹ thời gian sẽ được sử dụng hiệu quả hơn, đồng thời giúp phân bổ năng lượng làm việc hợp lý trong suốt cả ngày.
Năng suất làm việc của cá nhân không đến từ việc lấp đầy lịch trình, mà nó đến từ nghệ thuật sắp xếp thứ tự ưu tiên. Đừng cố gắng hoàn thành mọi việc, hãy tập trung hoàn thành đúng việc. Khi làm chủ được thứ tự ưu tiên, Anh Chị sẽ làm chủ được quỹ thời gian và năng lượng của chính mình.
Đọc thêm: Thuyết Bốn lò lửa - Cách quản lý thời gian và năng lượng hiệu quả theo từng giai đoạn cuộc sống.
Đó chính là tư duy cốt lõi mà UPLIFT luôn đồng hành cùng các học viên trong lộ trình tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Khám phá chương trình đào tạo phát triển kỹ năng quản lý thời gian, nâng cao năng suất một cách chủ động, cân bằng và thực tiễn. Tìm hiểu chi tiết tại: https://uplift.vn/dao-tao
