Làm như thế nào để quản lý thời gian, công việc hiệu quả?
Khi bạn có một danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành, bạn sẽ có 4 cách lựa chọn để giải quyết: Làm ngay, Trì hoãn, Giao người khác hoặc Bỏ không làm.
Vậy làm thế nào để lựa chọn thứ tự ưu tiên cho công việc và nhiệm vụ của bạn?
Mô hình 4D sẽ giúp bạn quản lý thời gian, gia tăng hiệu quả công việc:
Nhiều chuyên gia tư vấn về năng suất khuyên bạn nên tiếp cận 4D kết hợp với nguyên tắc Pareto “Quy tắc 80/20”, nó nói rằng 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân hoặc hoạt động.
1. Do: Làm ngay, công việc quan trọng thì làm ngay đi.
Điều này chỉ có nghĩa là hành động ngay lập tức.
Dành thời gian tập trung vào những điều quan trọng và khẩn cấp nhất, những điều bạn nghĩ là cần làm nhất. Nếu nhiệm vụ không hoàn thành sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến bạn hoặc doanh nghiệp của bạn.
Có thể kết hợp với quy tắc hai phút của David Allen làm khuôn khổ quyết định. Nếu việc đó không khẩn cấp, nhưng vẫn khá quan trọng và bạn có thể hoàn thành trong trong 2 phút: viết email, gọi điện nhanh, báo cáo, v.v.
Tập trung giải quyết triệt để một việc trước khi chuyển sang việc tiếp theo.
2. Delegate: Ủy quyền Delegate (Giao việc, uỷ quyền)
Ủy quyền là một chức năng quan trọng của quản lý. Uỷ quyền cho người khác có năng lực chuyên môn có thể giải quyết, đây cũng là cách phát triển nhân viên, tận dụng nguồn lực.
Nếu bạn đang ủy quyền một nhiệm vụ, nhưng đó vẫn là việc mà bạn chịu trách nhiệm cuối cùng, thì bạn cần đảm bảo rằng bạn theo dõi để kiểm tra xem nó đã được hoàn thành bởi người được ủy quyền hay chưa.
3. Defer: Hoãn lại (hoãn lại): không cần phải làm ngay bây giờ.
Một việc quan trọng nhưng không cấp bách, không bắt buộc ưu tiên giải quyết ngay. Bạn có thể hoãn lại nhưng nhớ ghi chú thời gian sẽ giải quyết có thể là cuối ngày, ngày mai, hay cuối tuần…thường là một dự án, ý tưởng, kế hoạch cần giải quyết trong thời gian dài.
Sử dụng điều này để giúp bạn tập trung và có động lực trong suốt phần còn lại của công việc.
4. Dump: Xoá bỏ
Nhìn vào danh sách công việc, bạn đặt câu hỏi: Tôi có cần mất thời gian làm việc này không? Tôi không làm có ảnh hưởng gì nhiều không? Bạn có thể xoá, gạch bỏ các việc
trên không?. Ví dụ: Nhiều email không cần đọc hoặc trả lời; một số cuộc họp không quan trọng.
Bạn cũng nên học cách nói không với một số nhiệm vụ nhất định. Xem lại danh sách hiện có của bạn trước khi đồng ý làm thêm.
Thực hành về các kỹ thuật quản lý thời gian sẽ mang lại lợi ích to lớn cho bản thân và tổ chức ngay bây giờ và trong suốt thời gian về sau của sự nghiệp cá nhân và doanh nghiệp
Uplift đơn vị đào tạo tư vấn đồng hành đào tạo khoá học quản lý thời gian hiệu quả giúp gia tăng năng suất công việc.
